Das Forderungsmanagement besteht aus zahlreichen kleinen Schritten. Jeder davon ist nicht nur müßig, sondern auch riskant. Schließlich willst Du Deine Kundenbeziehungen nicht zerstören – und trotzdem Dein Geld haben. Die letzte Möglichkeit, einigermaßen freundlich aufzutreten, ist dabei ein vorgerichtliches Inkasso. Du verleihst Deiner Forderung Nachdruck durch einen externen Akteur, kannst aber das Schlimmste verhindern. Wir erklären Dir, wie das geht.

Das Geld kommt und kommt nicht. Als Unternehmer kennst Du das Problem sicherlich. Du hast eine Leistung erbracht, ein Produkt oder eine Dienstleistung verkauft – aber Dein Kunde überweist das Geld einfach nicht. Nun hast Du einige Möglichkeiten, um ihn daran zu erinnern, dass ihr doch einen Vertrag eingegangen seid.

Schließlich ist es Dein gutes Recht, Dein Geld einzufordern. Denn Du brauchst es doch. Ohne beglichene Rechnungen keine Liquidität, ohne Liquidität keine Investitionen. Und auch Du hast Rechnungen, die Du bezahlen musst. Schlimmstenfalls können Deine Kunden Dich sogar in die Insolvenz treiben, wenn sie Deine Rechnungen nicht begleichen.

Doch wollen wir den Teufel nicht an die Wand malen, sondern lieber den Weg aufzeigen, den Du gehen kannst, um Deine Forderungen geltend zu machen.

Ein betriebliches (oder kaufmännisches) Mahnverfahren

Hiermit fängt es an. Ein vorgerichtliches Inkasso beginnt erst nach diesem ersten Schritt – sofern Du ihn nicht überspringst, was aber nicht ratsam wäre.

Denn beim betrieblichen Mahnverfahren bist Du es, der die Mahnung verschickt – oder jemand in Deinem Namen, wie zum Beispiel das S/F/G-Forderungsmanagement. Du entscheidest, in welchem Ton dein Schuldner angesprochen werden soll. Du entscheidest darüber, ob es eine Mahnung gibt oder zwei und ob Du Mahngebühren verlangst oder nicht.

Gängig sind hier drei Benachrichtigungen über eine Forderung. Erstens die Rechnung, auf der Du eine Frist festsetzen kannst, in der Dein Kunde das Geld überwiesen haben sollte. Setzt Du keine, beträgt die Frist einen Monat.

Anschließend eine erste Mahnung, die Du noch freundlich, ja zuvorkommend „Zahlungserinnerung“ nennen kannst. Zuletzt eine dritte Aufforderung, diesmal unmissverständlich betitelt mit „Mahnung“.

Du hast die Möglichkeit, bereits nach der 1.betrieblichen Mahnung die Forderung für die weitere Zahlungserinnerung, beziehungsweise Mahnung abzutreten. Vielleicht geht es dann schneller. Es kann aber sein, dass Du damit Deinen Kunden verprellst.

Ein vorgerichtliches Inkasso

Wenn Dein Kunde – den wir nun auch gut „Schuldner“ nennen können – auch diese zweite Zahlungserinnerung nicht beantwortet, solltest Du das Inkasso-Verfahren in Gang setzen. Aber Vorsicht! Viele Inkasso-Unternehmen treten sofort äußerst ruppig und bedrohlich auf.

Dabei kann es durchaus sein, dass Dein Schuldner bereit wäre zu bezahlen, seine finanziellen Möglichkeiten das aber nicht zulassen.

Zugegeben, das hätte er Dir auch früher mitteilen können, doch solltest Du stets im Hinterkopf behalten, dass Du Deinen Schuldner am Ende des Inkasso-Verfahrens immer noch als Kunden behalten möchtest. Ein vorgerichtliches Inkasso dient also als eine Art letzte Warnung: Hiernach kannst Du Deinem Schuldner auch nicht mehr helfen. Hiernach wartet ein Prozess mit all den Kosten, die damit verbunden sind.

Das Inkasso-Unternehmen Deiner Wahl wird nun, wenn es professionell arbeitet, Deinen Schuldner als Menschen ernstnehmen. Es wird versuchen, herauszufinden, wie es um die finanziellen Möglichkeiten Deines Schuldners bestellt ist. Anschließend wird es mit ihm womöglich eine Ratenzahlung vereinbaren oder eine neue Frist setzen.

Es ist aber auch eine Tatsache, dass der Brief eines Inkasso-Unternehmens in den meisten Fällen genug Gewicht besitzt, um Deine säumigen Kunden zur Zahlung zu bewegen.

Vor allem wenn Du mit einem Inkasso-Unternehmen arbeitest, das seinerseits mit einer Anwaltskanzlei kooperiert. Das S/F/G-Forderungsmanagement zum Beispiel tut das. Hierdurch erhält eine Zahlungsaufforderung unmittelbar mehr Seriosität und Nachdruck. Dass Dein Kunde sich anschließend noch länger ziert, ist sehr unwahrscheinlich.

Sollte jedoch auch diese Mahnung nicht beantwortet werden, gehen gute Inkasso-Unternehmen den nächsten Schritt. Sie rufen bei Deinem Schuldner an. Im persönlichen Gespräch lassen sich oft viele Dinge klären, die in formalisierten Nachrichten wie Briefen nicht möglich sind. Speziell geschultes Personal sorgt dann dafür, alle Fragen auszuräumen und dabei die Beziehung zu Deinem Kunden nicht unnötig zu belasten. Gleichzeitig tritt es auch am Telefon bestimmt und unmissverständlich auf. Dein Schuldner soll wissen, woran er ist.

Mit einem professionellen Inkasso-Unternehmen wie dem S/F/G-Forderungsmanagement bist Du auf der sicheren Seite. Du verleihst Deinen Forderungen Nachdruck und sorgst so dafür, dass Du so schnell wie möglich Dein Geld auf dem Konto hast – durch ein vorgerichtliches Inkasso bleiben alle Türen offen, die Brücken begehbar und einer weiteren Geschäftsbeziehung mit Deinem Schuldner – der nun wieder zum Kunden wird – steht nichts mehr im Wege.