Wenn Kunden nicht bezahlen, wenden sich viele an Inkassounternehmen. Dabei kann man schon vorher eine Menge erreichen, wenn man das eigene Mahnwesen optimiert. Das aber ist viel Arbeit und oft auch teuer. Zum Glück gibt es eine Alternative, KLEVERBILL bedeutet die Digitalisierung im Mahnwesen. Wie funktioniert das?

Der Weg einer Rechnung kann ganz schön lang sein. Vor allem wenn Ihre Kunden nicht bezahlen, vergeht manchmal viel Zeit, bis sie beglichen wurde. Viele Unternehmen wenden sich schon wenige Tage nach Fälligkeitsdatum einer Rechnung an Inkassounternehmen oder Anwälte, damit die ihr Geld für sie beitreiben. Das kostet oft und muss Ihre Kundenbeziehung nachhaltig schädigen. Und es gibt Alternativen.

Das betriebliche Mahnwesen

Bevor Sie ein Inkassounternehmen engagieren, um Ihre Schulden für sich beizutreiben, sollten Sie es selbst versuchen. Denn eine Mahnung, die aus Ihrem Hause kommt, wirkt freundlicher, nachsichtiger und kompromissbereiter als die eines professionellen Dienstleisters. Und oft ist das betriebliche Mahnwesen fast genauso effizient wie das eines Inkassounternehmens.

So ist es für viele Unternehmen ganz normal, dass sie ein paar Tage nach Fälligkeit eine freundliche Zahlungserinnerung an ihre Kunden schicken. Meistens reicht das bereits, damit die sich an die Rechnung erinnern und diese bezahlen. Denn nur sehr selten zahlen Kunden absichtlich nicht. Viel häufiger vergessen sie es nur.

Wenn das auch nicht reicht, schickt man eine erste Mahnung hinterher. Die ist etwas strenger formuliert und kann auch bereits andeuten, dass man sich an ein Inkassounternehmen wenden wird, wenn der Kunde nicht reagiert. Manche Kunden schicken dann auch noch eine dritte Mahnung, die sie „Letzte Mahnung“ nennen. Hier machen sie unmissverständlich klar, dass es Konsequenzen haben wird, sollte sich ihr Kunde weiterhin weigern zu zahlen.

Dennoch achten diese Unternehmen darauf, dass immer ein Gesprächsangebot enthalten ist. Denn am wichtigsten ist ihnen, dass die Beziehung zu ihrem Kunden nicht übermäßig beschädigt wird. Eine langfristige Geschäftsbeziehung wirft man schließlich nicht wegen einer unbezahlten Rechnung in den Müll.

Das Problem: Es ist viel Arbeit, all seine Rechnungen im Auge zu behalten. Immer zu wissen, welche Rechnung gerade fällig ist, wie viele Mahnungen man bereits versandt hat und dann auch noch eine angemessene Reaktionszeit beizubehalten – denn wenn man sich selbst um das Mahnwesen kümmert, muss man darauf achten, dass man freundlich aber bestimmt wirkt. Und wenn man zu lange wartet, bis man mahnt, wirkt es so, als sei einem das Geld nicht so wichtig. Wer pünktliche Zahlungen will, muss pünktlich mahnen.

So ist das betriebliche Mahnwesen auch ein Kostenfaktor. Denn ein Mitarbeiter, der sich darum kümmert, will bezahlt werden. Und während er sich darum kümmert, kann er keine anderen Aufgaben erledigen. Das betriebliche Mahnwesen ist also nicht so einfach umzusetzen, wie man sich das wünscht.

Die Lösung für das betriebliche Mahnwesen

KLEVERBILL – die Digitalisierung im Mahnwesen

KLEVERBILL ersetzt einen Mitarbeiter und erledigt alle Aufgaben des betrieblichen Mahnwesens pünktlich, zuverlässig und genau so, wie Sie es wünschen. Wie funktioniert das?

KLEVERBILL ist eine Software, die Sie online nutzen können. Sie pflegen Ihre Daten in einen Cloud-Speicher und können dann jederzeit von überall darauf zugreifen. Das heißt, dass Sie in dem übersichtlichen Menü von KLEVERBILL auch einen guten Überblick über all Ihre Rechnungen erhalten. Sie können sehen, welcher Kunde wann bezahlt, in welchem Stadium sich eine bestimmte Rechnung gerade befindet und jederzeit eingreifen, wenn Sie etwas verändern möchten.

Zuerst laden Sie hierfür die Rechnung eines bestimmten Geschäfts in das System. Über eine Schnittstelle können Sie KLEVERBILL dann Einblick in Ihre Zahlungseingänge gewähren. Hier gleicht das System in Echtzeit ab, welche Rechnung wann beglichen wird. Anhand der Rechnungsnummer erkennt das System, welcher Rechnung welcher Zahlungseingang zuzuordnen ist.

Spannend wird es, wenn eine Rechnung einmal nicht rechtzeitig beglichen wird. Dann nämlich greift KLEVERBILL erst richtig. Es verschickt in Abständen, die Sie festgelegt haben, Mahnungen an Ihre Kunden. Und zwar so viele, wie Sie möchten. Und mit den Titeln, in dem Wortlaut, den Sie vorher festgelegt haben.

Ob es eine Mahnung sein soll, zwei oder drei. Ob sie „Erste Mahnung“, „Zweite Mahnung“, „Dritte Mahnung“ heißen sollen oder “Zahlungserinnerung”, „Erste Mahnung“ und „Letzte Mahnung“ – all das können Sie im Vorhinein entscheiden. Auch ob Sie Ihre Kunden mit einem freundlichen Ton begegnen möchten, oder sofort streng auftreten wollen – auch das können Sie entscheiden.

Darüber hinaus funktioniert KLEVERBILL als sogenannte Whitepaper-Lösung. Ihre Kunden werden nie sehen, dass es nicht Sie sind, der die Mahnungen verschickt. Es wird immer nur Ihr Name, Ihr Briefkopf auf den Mahnungen zu lesen sein. KLEVERBILL selbst wird sich dezent im Hintergrund halten.

Und das Beste: Sie sparen mit KLEVERBILL Geld. Denn das Angebot kostet bedeutend weniger als die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter. Und es ist sicher vor Fehlern, hundertprozentig zuverlässig und pünktlich.

KLEVERBILL funktioniert voll automatisch, wenn Sie es eingerichtet haben – und das ist kinderleicht. Wenn es einmal Probleme geben sollte, steht Ihnen jederzeit der Kundenservice zur Verfügung, der darin geschult ist, diese Probleme zu beheben.

Wenn Sie also überlegen, Ihr Mahnwesen selbst in die Hand zu nehmen, gibt es keine bessere Lösung als KLEVERBILL – die Digitalisierung im Mahnwesen.