Die Versuchung liegt so nah. Statt Geld für Papier und Versand zu zahlen, schickt man einfach schnell eine E-Mail an seinen Kunden und schon hat der die Rechnung. Die Frage ist aber, darf man Rechnungen per E-Mail versenden?

Für jeden Menschen, der nicht gerade hinter einem Stein im WLAN-losen Wald lebt, ist klar: Rechnungen per E-Mail versenden ist viel einfacher als per Post. Doch müssen offizielle Dokumente wie Rechnungen nicht auf Papier vorliegen und offiziell von der Post zugestellt werden?

Die Vorteile, wenn Sie Rechnungen per E-Mail versenden

Es gibt zahlreiche Argumente dafür, eine Rechnung per E-Mail zu versenden. Es geht schneller, weil sie nicht erst den langen und beschwerlichen Postweg antreten muss. So können Sie sicher sein, dass Ihre Zahlungsfrist an dem Tag beginnt, an dem Sie die Rechnung abschicken, nicht erst dann, wenn Ihr Kunde sie aus dem Briefkasten zieht. Darüber hinaus ist es viel günstiger. Sie sparen sich die Kosten für Druckerpapier, Druckertinte, einen Briefumschlag und die Briefmarke. Man könnte fast sagen: Rechnungen per E-Mail zu versenden ist kostenlos. Das stimmt natürlich nicht ganz, denn Ihr Internetanschluss und Strom kosten auch Geld. Dennoch: Wenn Sie Rechnungen per E-Mail versenden, ist das ungleich günstiger als per Post.

Dürfen Sie Rechnungen per E-Mail versenden?

Ja, Sie dürfen Rechnungen per E-Mail versenden. 2011 wurde das sogenannte Steuervereinfachungsgesetz erlassen. Teil dessen war auch die Vereinfachung des Rechnungsstellungsprozesses. Sie brauchen keine elektronische Signatur mehr in Ihrer Rechnung. Es reicht, ein simples PDF zu schicken.

Natürlich wirkt eine Rechnung per Post immer noch seriöser. Wenn Sie sich für den Postweg entscheiden, können Sie leicht nachweisen, dass ein Kunde Ihre Rechnung erhalten hat. Das kann unter Umständen Vorteile haben. Aber rechtlich verpflichtet sind Sie dazu definitiv nicht.

Zu beachten ist auf alle Fälle, dass das Versenden von Rechnungen per E-Mail seit in Kraft treten der EU-DSGVO neuen Gesetzen unterliegt, welche zwingend beachtet werden müssen. Diese setzt voraus, dass E-Mails wenn sie personenbezogene Daten beinhalten, verschlüsselt sein müssen. Hierzu gibt es verschiedene Verschlüsselungsprogramme wie SPX oder S/MIME. Wenn Sie hierzu Hilfe benötigen, kontaktieren Sie ihren Landesdatenschutzbeauftragten oder Fragen sie bei der S/F/G Forderungsmanagement an.

Dürfen Sie Mahnungen per E-Mail versenden?

Auch hier, ein klares Ja. Allerdings sollten Sie bedenken, dass der Mahnprozess mehr Fingerspitzengefühl erfordert. Vor allem in Bezug auf die Nachweisbarkeit der Zustellung. Sie sollten also hier nicht zu leichtfertig entscheiden, wie Sie diese wichtigen Dokumente versenden möchten. Ebenso wie beim Senden von Rechnungen, sind bei Mahnungen auch die neu in Kraft getretenen Gesetze der EU-DSGVO zu beachten.

Im Zweifelsfall hilft Ihnen aber ein seriöses und professionelles Inkassounternehmen wie die S/F/G bei der Entscheidung, wie Sie Ihr betriebliches Forderungsmanagement organisieren. Und wenn Sie eine Mahnung versenden, egal ob per E-Mail oder per Post, kann es nicht schaden, bereits anzugeben, dass Sie mit einem Inkassounternehmen zusammenarbeiten.

Setzen Sie sich bei Fragen nach dem Rechnungsstellungs- oder Mahnprozess also gerne mit der S/F/G in Verbindung. Wir sind darauf spezialisiert, Ihre Kundenbeziehungen auch im schlimmsten Fall so wenig wie möglich und nur so sehr wie nötig zu belasten. So haben wir beim Mahnprozess stets zwei Prioritäten:

1. Ihnen Ihr Geld zu besorgen.
2. Ihre Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten und eine Lösung in beidseitigem Einvernehmen zu finden.

Wenn Sie nun also immer noch überlegen, ob Sie eine Rechnung per E-Mail versenden möchten, fragen Sie gerne nach. Und wenn nicht, dann tun Sie es einfach. Es spricht kaum etwas dagegen.