Kaum etwas in Ihrem Unternehmen ist so wichtig wie Ihre Finanzprozesse. Ohne geht nichts. Deshalb ist es Ihre Pflicht als Unternehmer, dafür zu sorgen, dass alles perfekt funktioniert. Ab und zu müssen Sie dafür tiefgreifende Änderungen vornehmen. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihre Finanzprozesse optimieren können.
Ein Hoch auf die Digitalisierung! Sie macht unseren Alltag so viel einfacher. Wir können Restaurants online suchen, einen Tisch reservieren oder dort bestellen. Wir können mit Freunden schreiben, die am anderen Ende der Welt sitzen oder Menschen daten, die wir sonst nie getroffen hätten. Aber nicht nur unsere Freizeit profitiert von der Digitalisierung. Auch das Geschäftsleben wird einfacher.
Heute gibt es zahlreiche Tools, die Sie online nutzen oder herunterladen können, mit denen Sie Ihre Finanzprozesse optimieren können. Wenn Sie das also tun wollen, sollten Sie zuerst in diese Richtung schauen. Denn es ist erstaunlich, was die moderne Technologie alles kann. Hier einige Ideen, um die Sie auf Dauer kaum herumkommen werden.
1. Cloud-Anwendungen
Kaum etwas ist praktischer. Im Internet finden Sie jede Menge Anwendungen, die Sie gegen Geld nutzen können. Programme, die Sie nicht herunterladen müssen, sondern direkt im Browser nutzen können. SaaS-Lösungen nennen sie sich und versprechen leichte Anwendung und die Möglichkeit, auf hochgerüstete Rechenleistung verzichten zu können – das übernimmt der Server für Sie. Die können auch Ihre Finanzprozesse optimieren, indem Sie die passende Software nutzen. Einige Softwares lassen sich sogar kombinieren. So können Sie sich individuell das perfekte Finanztool zusammenstellen.
2. Zahlungsabgleich automatisieren
Früher mussten Sie mehrmals täglich auf Ihr Konto schauen, um herauszufinden, ob Ihre Kunden eine Rechnung bereits beglichen hatten oder nicht. Mit einer Automatisierung des Zahlungsabgleichs fällt das weg. Die Software vergleicht mit Hilfe einer Schnittstelle ihre Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen. Auch Sonderfälle können passgenau verarbeitet werden. Bei den meisten Buchhaltungssoftwares ist ein solches Tool integriert.
3. Eine White-Label-Lösung finden
Achten Sie darauf, dass das Tool, das Sie für Ihre Finanzprozesse nutzen, ein White-Label Service ist. Denn auch wenn nicht Sie es sind, der manchen Finanzprozess überwacht oder durchführt, sollten doch Sie es sein, der gegenüber Ihren Kunden in Erscheinung tritt. Das meint die White-Label-Lösung. Sie nutzen zwar eine Software, damit Ihre Finanzprozesse optimiert werden, doch wird immer Ihr Name als Absender auftauchen. Die Firma, die Sie hierfür beauftragt haben, bleibt unsichtbar.
4. Das Forderungsmanagement automatisieren
Was wären Ihre Finanzprozesse ohne das Forderungsmanagement? Sie müssen hierbei dafür sorgen, dass Ihre Kunden zahlen und Sie dabei liquide bleiben. Nun gibt es hierfür einige sinnvolle Anwendungen im Internet, die das für Sie automatisieren. Diese überwachen Ihre offenen Posten, gleichen sie mit eingehenden Zahlungen ab und sorgen dafür, dass rechtzeitig Mahnungen versendet werden. Und zwar ohne dass Sie etwas dafür tun müssten.
5. Die Debitorenbuchhaltung automatisieren
Die Debitorenbuchhaltung ist ein Aufgabenbereich, der in Ihrem Unternehmen jede Menge Zeit und Ressourcen frisst. Trotzdem dürfen Sie hier nicht schludrig sein. Umso besser, dass es auch hierfür Tools gibt, die Ihnen die Arbeit erleichtern oder sogar abnehmen.
Debitorenbuchhaltung Software erfasst ausgehende Rechnungen, legte Debitorenkonten für Ihre Kunden an und gleicht dann Ihre Zahlungseingänge mit den Rechnungen ab. Wenn eine Zahlung eingeht, sorgt die Software automatisch dafür, dass der offene Posten ausgebucht wird. So müssen Sie sich um so gut wie gar nichts mehr kümmern. Ohne Automatisierung hätten Sie hier noch einiges an Kapazitäten für aufwenden müssen.
6. Auch individuelle Fälle berücksichtigen
Eine Automatisierung bedeutet auch immer, unflexibler zu werden. Deswegen sollten Sie, wenn Sie Ihre Finanzprozesse optimieren wollen, darauf achten, dass Ihre Software-Lösung nicht zu statisch ist. Das heißt, Sie sollten sich eine suchen, die auch besondere Fälle berücksichtigt. Sonst verprellen Sie entweder Ihre Kunden, oder müssen doch wieder einiges von Hand eingeben.
7. Inkasso automatisch einbinden
Einige Finanz-Tools bieten eine praktische Option: Die automatische oder halbautomatische Weiterleitung an ein Inkassounternehmen. Die S/F/G zum Beispiel bietet das Finanz-Tool KLEVERBILL. Dieses bietet Ihnen all den Komfort, der oben beschrieben wurde. Und wenn es hart auf hart kommt und Ihre Kunden nicht zahlen wollen, obwohl Sie einen reibungslosen Ablauf geboten haben, können Sie praktisch übergangslos auf unsere Expertise als professionelle Forderungsmanager zurückgreifen.
Sie sehen also: Wenn Sie Ihre Finanzprozess optimieren wollen, gibt es jede Menge Ansatzpunkte. Ihr Leben wird sehr viel einfacher, wenn Sie die Tipps oben berücksichtigen, das ist sicher. Und wahrscheinlich können Sie sogar Geld sparen.
