Rechnungen sind eine kleine Wissenschaft für sich. Nur wer sie beherrscht, kann sicher sein, dass er sein Geld so schnell wie möglich erhält. Ein Baustein dieser Wissenschaft ist die Frage, wie man ein Zahlungsziel formulieren muss, damit es wirksam und sinnvoll ist. Aber wie geht das, ein Zahlungsziel formulieren?

Neben einem Absender, einem Adressat, dem Rechnungsbetrag und einigen anderen Daten, können Sie auf Rechnungen auch ein Zahlungsziel formulieren. Das gehört zu den Zahlungskonditionen. Es ist nicht verpflichtend, aber sehr sinnvoll.

Wenn Sie kein Zahlungsziel formulieren wollen, ist das gesetzlich nicht zu beanstanden. Dann nämlich greift die gesetzliche Zahlungsfrist. Diese beträgt 30 Tage. Nach einem Monat also gerät Ihr Kunde in Verzug, Sie können mahnen.

Sinnvoller aber ist es, wenn Sie ein Zahlungsziel oder eine Zahlungsfrist angeben. Das heißt, Sie schreiben in die Rechnung, bis wann oder in welchem Zeitraum Sie Ihr Geld haben möchten. Klassische Formulierungen sind „Bitte zahlen Sie diese Rechnung bis zum XX.XX“ oder „Bitte bezahlen Sie diese Rechnung innerhalb von XX Tagen nach Erhalt dieser Rechnung“.

Wenn Sie ein Zahlungsziel formulieren, erleichtert das Ihrer Buchhaltung, den Überblick zu behalten. Auch Ihren Kunden wird es leichter fallen, weil sie unmissverständlich, schwarz auf weiß, lesen können, wann ihre Deadline ist.

Wann ist eine Rechnung fällig?

Fällig, das bedeutet: ab wann muss eine Rechnung bezahlt werden. Und jede Rechnung ist sofort fällig. Ein Zahlungsziel oder eine Zahlungsfrist hat also keinen Einfluss auf die Fälligkeit, sondern nur auf den Zeitpunkt, ab dem ein Kunde in Verzug gerät. Und das ist, wie gesagt, wenn Sie kein Zahlungsziel angeben, nach 30 Tagen. Aber Achtung: Nur bei Rechnungen an Unternehmen dürfen Sie selbstverständlich davon ausgehen, dass Ihr Kunde die gesetzliche Regelung kennt. Machen Sie Geschäfte mit Privatpersonen, müssen Sie auf die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen in Ihrer Rechnung hinweisen.

Individuelle Zahlungsfristen vereinbaren

Nun ist es so, dass Sie die Zahlungsfristen im Prinzip beliebig verändern dürfen. Wenn Sie Ihren Kunden gestatten möchten, erst nach einem halben Jahr zu bezahlen, ist das möglich. Das müssen Sie dann auf der Rechnung vermerken.

Wenn Sie allerdings eine Zahlungsfrist formulieren, die kürzer ist als die gesetzlichen 30 Tage, müssen Sie das zuvor vertraglich mit Ihrem Kunden vereinbaren. Hierfür reicht aber in vielen Fällen das Akzeptieren von Geschäftsbedingungen.

Ab wann gelten Deine Zahlungsfristen?

Zahlungsfristen gelten ab dem Moment, in dem Ihr Kunde die Rechnung erhält. Bei digitalen Rechnungen ist das simpel: Diese sind sofort da. Komplizierter ist es bei Rechnungen per Brief. Hier rechnet man mit drei Zustelltagen.

Sie sollten auf all Ihren Rechnungen ein Zahlungsziel formulieren oder zumindest eine Zahlungsfrist. Ihr Forderungsmanagement wird es sehr viel einfacher haben, wenn es sich auf einen bestimmten Stichtag einstellen kann, an dem ein Kunde in Verzug gerät. Und auch dieser wird es leichter haben, wie oben bereits beschrieben.

Was passiert, wenn das Zahlungsziel verstreicht?

Wenn ein Kunde sein Zahlungsziel verfehlt, müssen Sie aktiv werden. Ihr betriebliches Mahnwesen sollte dann schnell eine Zahlungserinnerung versenden, damit Ihr Kunde weiß, woran er ist. Denn wenn Ihr Kunde eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt, bedeutet das, dass Sie ihm einen sehr günstigen Kredit gewähren. Gleichzeitig leidet Ihre Liquidität, ohne die ein Unternehmen schnell zugrunde gehen kann.

Wenn ein Kunde also sein Zahlungsziel verpasst, setzen Sie ihr betriebliches Mahnwesen in Bewegung. Und wenn das nicht hilft, wenden Sie sich an einen professionellen Dienstleister, der das weitere Mahnwesen für Sie übernimmt. Die S/F/G zum Beispiel ist seit vielen Jahren auf solche Fälle spezialisiert. Mit uns an Ihrer Seite werden Sie Ihr Geld so schnell wie möglich wiederhaben.

Und bis dahin: Achten Sie darauf, dass Sie auf Rechnungen ein Zahlungsziel formulieren und Ihre Kunden nicht zu lange unbehelligt lassen, wenn diese das Ziel verfehlen. Das ist nichts als in Ihrem Interesse.